S obzirom da ste implementirali SAP B1 i digitalni paket mStarta, možete Ii nam reći što ste dobili s time? Koliko vam se promijenilo operativno poslovanje?

Što se promijenilo? Promijenili su se skoro svi poslovni procesi. Izdvojila bi dva koja su nama ključna.
1.    Prodaja, npr. na terenu zaposlenici pristupaju svim potrebnim podacima za rad i to direktno u SAP B1. Ako se otvara novi kupac ili prodajno mjesto istog trena kad je kreirano, dostupno im je na mobilnim uređajima i mogu odmah plasirati narudžbu. Implementacija digitalnog paketa nam je omogućila da se računi odmah po knjiženju arhiviraju te ne moramo ispisati svoj primjerak, bez obzira radi li se o eRačunu ili računu koji poštom šaljemo kupcu.
2.    Planiranje proizvodnje koje objedinjuje prodaju, proizvodnju i nabavu te računovodstvo.
U modulu za planiranje proizvodnje (MRP), na osnovu potražnje kupaca (forecasting) i stanja zaliha proizvoda, sirovine, ambalaže i resursa (što je na zalihi, što je naručeno i kad se očekuje isporuka) sustav 'sam' predlaže što proizvesti. Rezultat su automatski kreirani prijedlozi narudžbe preferiranim dobavljačima te prijedlozi radnih naloga, bilo da su „vezani“ (radni nalog za poluproizvod i proizvod) ili jednostavni, samo za pojedini proizvod.
MRP proces radi na način da se prvo kreira prognoza (forecast) prodaje za sljedeće razdoblje (godina, mjesec, tjedan, do razine dana) na osnovu „povijesnih“ podataka iz sustava. Nakon prijedloga iz sustava, odgovorne osobe prodaje mogu „ručno“ doraditi prognozu ako znaju npr. da sljedeći tjedan imamo plasman novog proizvoda na tržište ili akcijsku prodaju ili smo proširili asortiman u nekom trgovačkom lancu.
Nabava je odgovorna da se svakoj sirovini ili ambalaži definiraju rokovi za isporuku tog materijala od datuma narudžbe (lead time). Na osnovu toga sustav određuje kad je potrebno plasirati narudžbu dobavljaču kako ne bi nepotrebno imali angažirana obrtna sredstva (novac).
Proizvodnja je odgovorna za definiciju sastavnica u suradnji s računovodstvom jer sastavnice osim sirovina i ambalaže sadrže i resurse poput energije, radnih sati, amortizacije proizvodnih linija i ostalih direktnih troškova proizvodnje.
Kad MRP napravi prijedlog radnih naloga na njima je dostupna i informacija koliko je npr. radnih sati odnosno zaposlenika potrebno za proizvodnju pojedinog radnog naloga.
Nabava je također odgovorna za unos ugovorenih cijena u sustav za sve sirovine i materijale i to na razini dobavljača.
Ako npr. dobavljač A ima ugovorenu cijenu 7 a drugi dobavljač, npr. B za istu sirovinu 8 onda se to definira u posebnim cijenama.
Kad računovodstvo unosi robni račun kroz mProces , nakon procesa odobravanja isti se prenosi u SAP B1 kao nacrt računa.
Prema šifri dobavljača sustav daje popis 'neuparenih' primki tog dobavljača. Po izboru primke ako ima odstupanja od fakturirane i ugovorene cijene odmah se uočava razlika i račun se može prema potrebi protestirati dobavljaču (nabava).
Kroz proces planiranja proizvodnje sam vam željela prezentirati kako su sve informacije potrebne za učinkovito poslovanje u sustavu i kako su ti poslovni procesi orkestrirani i kao zaključak mogu reći da je sustav jače povezao pojedine odjele u poduzeću te da nam je omogućio da svi uključeni imaju sve potrebne informacije kako bi lakše i uspješnije obavljali svoje radne zadatke.

Što vam je bilo najizazovnije u implementaciji tih rješenja?
Izazova je bilo, kao i u svakom drugom projektu. Dva koja bih posebno izdvojila su  unos matičnih podataka, te definiranje infrastrukture u 'cloud-u'.
Samo točne definicije matičnih podataka osiguravaju da sustav radi bez grešaka odnosno dodatnog angažmana zaposlenih.
Izazov na infrastrukturnom dijelu je bilo definiranje cloud okruženja u Microsoftovom cloud centru jer smo bili „prvi u regiji“ i morali smo zajedno sa stručnjacima iz mStarta „otkrivati toplu vodu“. Mogu reći da su ljudi iz Microsofta puno pomogli.

Zašto ste se uopće odlučili krenuti u process implementacije novog informacijskog sustava?
U proces implementacije SAP B1 i digitalnog paketa u startu smo krenuli prvenstveno radi „osiguranja“ značajno veće investicije u novu tvornicu i nove proizvodne linije sufinancirane od EU.
SAP B1 smo implementirali u HANA okruženju, koje omogućava istovremeni upis u transakciju i OLAP bazu. Jednostavnije, to znači da čim se na primjer izlazni račun proknjiži, odgovorne osobe odmah vide povećanje mjesečnog prometa.
SAP B1 na HANA serveru ima predefinirane 'poglede' na podatke koji i bez implementacije kontroling sustava nude poslovne informacije i PKI-jeve poput:
•    top 5 dobavljača,
•    top 5 kupaca,
•    top 5 kupaca prema iznosu dospjelog potraživanja,
•    indeks prometa tekućeg mjeseca u odnosu na prethodni mjesec,
•    indeks godišnje prodaje u odnosu na ukupnu prodaju tekuće godine i sl.
Digitalni paket nam omogućava elektroničku razmjenu robnih i 3PL dokumenata poput narudžbi, otpremnica, računa, međuskladišnica, naloga za otpremu robe, potvrdu isporuke i sl..
Sustav je u potpunosti integriran sa MS Officom pa se npr. nakon kreiranja narudžbe dobavljaču ista iz sustava može poslati na mail kontakt osobi dobavljača (također zapisan u SAP B1 sustavu).
Tvrtka mStart je u potpunosti integrirala svoj digitalni paket (eArhiva, EDI i 'workflow' (mProces) sa SAP B1.
Tako da, kao što sam ranije rekla, nemamo 'papirnatu' arhivu izlaznih niti ulaznih računa, otpremnica, primki, potvrda odobrenja i dr.
Ako mi kreiramo dokument on se odmah pohranjuje u eArhivi, ako ga dobijemo u papirnatoj formi, skeniramo te dokumente i preko mProces sustava arhiviramo u eArhivu. Na taj način imamo u istoj eArhivi i eRačune i „papirnate račune“.

Koliko je trajala implementacija novih rješenja? Pretpostavljam da sada samo nadogradujete nova rješenja.

Priprema infrastrukture je trajala 2 mjeseca zbog neiskustva s „cloud“ implementacijom u Microsoftovom podatkovnom centru Azure.
Priprema matičnih podataka i implementacija sustava 3 mjeseca.
Kako smo krenuli 1.3. napravili smo i migraciju iz starog ERR-a mjesec dana nakon što smo počeli koristili SAP B1.
Iz našeg starog ERP sustava smo prenijeli prometne podatke prodaje iz 2017., 2018., 2019. i prva dva mjeseca 2020.  kako bi mogli imati kontinuirano izvještavanje.
Moram napomenuti i da je ključan dio snimke stanje poslovnih procesa te spremnost tvrtke da ih prilagodi informacijskom sustavu koji u sebi nosi i 'znanje' svih prethodnih korisnika tog sustava.

Mnogi poduzetnici kažu da bi krenuli u digitalizaciju, no ili ih je strah ili ne znaju od kuda krenuti ili jednostavno ne znaju ništa o tome. Što bi im savjetovali?

Teško je davati savjet kad ne znaš trenutno stanje informatizacije tvrtke.
Većina poduzetnika misli da digitalizacija poslovanja znači isključivo promjenu poslovnog modela, ali ona u osnovi znači pretvaranje „papirnatog“ zapisa u digitalni format što neminovno znači promjenu poslovnih procesa i to ne samo internih nego i eksternih, ali ta promjena povećava učinkovitost poslovanja.
Mi smo, na primjer prvo krenuli od elektroničke razmjene poslovnih dokumenata pa smo tako i u 'starom' ERP-u od velikih trgovačkih lanaca zaprimali narudžbe još od 2010. Funkcionalnost smo koristili samo s ograničenim brojem kupaca.
Nakon EDI i 3PL razmjene, implementirali smo eArhivu pa onda workflow.
Za implementaciju eArhive  potrebno je proučiti Zakon i pravilnike o arhivskoj građi, definirati svoje pravilnike i krenuti.

Koja je Vaša uloga u implementaciji integriranog informacijskog sustava?
Primjena informacijskih tehnologija u proizvodnim tvrtkama je moj 'poziv' više nego zanimanje. Moja uloga u implementaciji je bila višestruka:
•    'arhitekt' integriranog informacijskog sustava, za što mi je osim dosadašnjeg znanja i iskustva ključno bilo poznavanje poslovnih procesa kako internih tako i eksternih,  
•    osoba odgovorna za validaciju svih elemenata integriranog informacijskog sustava,
•    voditelj projekta,
•    zadovoljan korisnik cijelog sustava.